Policy för rapportering av oegentligheter (Whistleblower Policy)

För att säkerställa att Rainforest Alliance Inc. ("Rainforest Alliance") sköter sina ekonomiska förehavanden korrekt, följer lagar och bestämmelser och beter sig på ett etiskt riktigt sätt, har Rainforest Alliances styrelse ("styrelsen") upprättat följande policy för hur olagligt eller oetiskt uppträdande gällande Rainforest Alliances ekonomiska förehavanden, företagspolicyer eller i andra sammanhang kan rapporteras in. Policyn innehåller information om hur sådana anmälningar ska fångas upp och hanteras. Det kan även gälla konfidentiella, anonyma anmälningar från styrelsemedlemmar, funktionärer, anställda och volontärer som utför betydande arbete för Rainforest Alliance (och som policyn refererar till som "volontärer"). Rainforest Alliances chefsjurist ("General Councel") utses härmed att förvalta denna policy. Denna policy ska distribueras till alla styrelsemedlemmar, funktionärer, anställda och volontärer inom Rainforest Alliance.

Så här ska oegentligheter rapporteras

Om någon styrelsemedlem, funktionär, anställd eller volontär i Rainforest Alliance skulle komma i kontakt med något agerande inom Rainforest Alliance som väcker oro därför att det är eller kan misstänkas vara olagligt, bedrägligt eller i strid mot någon antagen företagspolicy, ska denna person omedelbart inkomma med en anmälan om detta förhållande till chefsjuristen. Anmälan kan lämnas in öppet eller anonymt, muntligen eller skriftligen. Om anmälan gäller chefsjuristen, eller om den anmälande av annan anledning inte känner i sig bekväm med att framföra anmälan till chefsjuristen, ska anmälan i stället lämnas till ordförande eller annan medlem i styrelsens "Audit and Risk Committee". Frågor gällande Rainforest Alliances mångfalds- och jämställdhetspolicy, inklusive policyn mot trakasserier, policyer gällande anställdas förmåner och andra frågor som generellt hanteras av personer ansvariga för Rainforest Alliances personalfrågor omfattas inte av denna policy. Hur man hanterar personalfrågor och anställningsförhållanden finns reglerat i separata arbetsordningar.

Undersökning

Chefsjuristen eller ordföranden i "Audit and Risk Committee" ska se till att alla anmälningar utreds. Undantag kan göras om anmälaren inte anses ha ärliga avsikter med anmälan, eller om anmälan är anonym och inte innehåller tillräckligt med information för att frågan ska kunna undersökas närmare. Ordföranden i "Audit and Risk Committee" kan välja att uppdra åt någon annan att utföra utredningen, t.ex. utomstående revisorer, jurister eller andra konsulter. Utredningarna kommer att utföras med så stor konfidentialitet som möjligt, eller som är praktiskt möjligt. Rainforest Alliance kommer dock i alla händelser att i möjligaste mån agera med diskretion.

Granskning

När utredningen är klar kommer "Audit and Risk Committee" att få en skriftlig rapport om vad som gjorts, vad utredningen kommit fram till och eventuella åtgärder som vidtagits eller föreslås. Om de oegentligheter som anmälts visar sig vara verkliga oegentligheter, eller om kommittén av annan anledning anser att styrelsen bör få kännedom om situationen, informerar "Audit and Risk Committe" styrelsen. "Audit and Risk Committee" säkerställer, under styrelsens överinseende, att lämpliga åtgärder vidtas för alla anmälningar som kommer in till den. "Audit and Risk Committee" ska göra sitt yttersta för att säkerställa att alla anmälningar registreras och arkiveras i enlighet med Rainforest Alliances policy för registerhållning ("Records Retention and Management policy").

Skydd som policyn omfattar

Ingen styrelseledamot, funktionär, anställd eller volontär hos Rainforest Alliance som med ärliga avsikter anmäler oegentligheter eller misstänkta oegentligheter i Rainforest Alliances agerande som han eller hon uppfattar som olagliga, bedrägliga eller i strid med någon antagen företagspolicy får utsättas för trakasserier, hot, efterverkningar, hämndåtgärder eller, när det är frågan om anställda, negativa effekter på anställningen. Den som hotar eller hämnas mot en person som i god tro anmält oegentligheter enligt denna policy eller deltagit i en undersökning kommer att ställas till svars av Rainforest Alliance. Styrelsemedlemmar, funktionärer, anställda och volontärer som medvetet eller för att skada uppger falsk information kommer dock att ställas till svars och kan eventuellt mista sin anställning.

Detta är inget kontrakt

Den här policyn är inte att betrakta som ett löfte eller ett kontrakt från Rainforest Alliances sida. Den kan också komma att ändras av Rainforest Alliance utan föregående meddelande. Anställningar vid Rainforest Alliance i USA lyder under "at-will"-doktrinen, och denna policy ska inte tolkas som att den påverkar detta anställningsförhållande.

Kontakt

Rainforest Alliance
233 Broadway, 28th Floor
New York, New York 10279
Telephone: +1 (212) 677-1900

Chefsjurist

Leslie Park

Ordförande i "Audit and Risk Committee"

Annemieke Wijn

Search form